In diesem Schritt des Katalogprozesses steht die Freigabe der Artikel und der zugehörigen Artikeldaten. Die Freigabe kann entweder manuell oder automatisiert erfolgen.
Freigabe konfigurieren
Konfiguration aufrufen
Um die Freigabe der transformierten Artikel zu konfigurieren, muss zuerst die Freigabekonfiguration aufgerufen werde. Dazu wird wie folgt vorgegangen:
- Im Reiter "Katalogprozess" auf "Freigabe" klicken oder aus dem Menü des Reiters "Freigabe" die Option "Freigabe" auswählen, um zur Freigabekonfiguration zu gelangen.
Freigabestrategie definieren
Im Abschnitt "Freigabestrategie" kann eine Freigabestrategie definiert werden. Dazu wird wie folgt vorgegangen:
- Über das Menü eine Freigabestrategie auswählen. Es gibt die folgenden Optionen:
- Standard: Es genügt, dass zumindest eine der definierten Freigaberegeln erfüllt ist, damit ein Artikel freigegeben wird.
- Keine Ablehnungen: Es ist erforderlich, dass alle definierten Freigaberegeln erfüllt sind, damit ein Artikel freigegeben wird.
- Auf den
-Button im unteren Seitenbereich klicken, um die vorgenommene Auswahl zu speichern.
Freigaberegeln definieren
Im Abschnitt "Freigaberegeln" lassen sich Regeln für automatisierte und manuelle Artikelfreigaben definieren.
Automatische Freigaberegeln definieren
Um eine Freigaberegel für eine automatische Freigabe zu definieren, wird wie folgt vorgegangen:
- Über das Menü "Regeltyp auswählen" die Option "Automatische Freigabe" auswählen.
- Auf den
-Button klicken, um das entsprechende Dialogfenster aufzurufen.
- Einen Regelnamen in das "Titel"-Feld eingeben.
- Eine kurze Regelbeschreibung in das "Beschreibung"-Feld eingeben.
- Die Freigaberegel aktivieren bzw. deaktivieren:
- Um die Freigaberegel zu aktivieren, einen Haken bei der "Regel aktivieren"-Checkbox setzen.
- Um die Freigaberegel zu deaktivieren, den Haken aus der "Regel aktivieren"-Checkbox entfernen.
- Über das "Automatische Freigabe"-Menü eine Freigabebedingung auswählen (z. B. "Nur gültige Artikel ohne Warnung").
- Über das "Automatische Ablehnung"-Menü eine Ablehnungsbedingung auswählen (z. B. "Nur ungültige Artikel").
- Um die Einrichtung der Freigaberegel abzuschließen, auf den -Button klicken.
Es wird eine Erfolgsmeldung eingeblendet.Die Freigaberegel ist nun erstellt. - Um den Vorgang abzubrechen, auf den
-Button klicken.
Manuelle Freigaberegeln definieren
Um eine Freigaberegel für eine manuelle Freigabe zu definieren, wird wie folgt vorgegangen:
- Über das "Regeltyp auswählen"-Menü die Option "Manuelle Freigabe" auswählen.
- Auf den -Button klicken, um das entsprechende Dialogfenster aufzurufen.
- Einen Regelnamen in das "Titel"-Feld eingeben.
- Eine kurze Regelbeschreibung in das "Beschreibung"-Feld eingeben.
- Die Freigaberegel aktivieren bzw. deaktivieren:
- Um die Freigaberegel zu aktivieren, einen Haken bei der "Regel aktivieren"-Checkbox setzen.
- Um die Freigaberegel zu deaktivieren, den Haken aus der "Regel aktivieren"-Checkbox entfernen.
- Um die Einrichtung der Freigaberegel abzuschließen, auf den -Button klicken.Es wird eine Erfolgsmeldung eingeblendet.Die Freigaberegel ist nun erstellt.
- Um den Vorgang abzubrechen, auf den -Button klicken.
Regeln aktivieren bzw. deaktivieren
Über die Checkbox in der Spalte "Aktiv" lassen sich einzelne Freigaberegeln aktivieren bzw. deaktivieren:
- Um eine Freigaberegel zu aktivieren, in der jeweiligen Tabellenzeile einen Haken in der Checkbox setzen.
- Um eine Freigaberegel zu deaktivieren, in der jeweiligen Tabellenzeile den Haken aus der Checkbox entfernen.
Freigaberegeln anpassen
Um eine Freigaberegel anzupassen, wird wie folgt vorgegangen:
- In der Tabellenzeile der Freigaberegel auf die Schaltfläche
klicken, um das entsprechende Dialogfenster zu öffnen. - Die gewünschten Anpassungen vornehmen.
- Um Ihre Einstellungen zu speichern, auf den -Button klicken.Es wird eine Erfolgsmeldung eingeblendet.
- Um den Vorgang abzubrechen und Ihre Einstellungen zu verwerfen, auf den -Button klicken.
Freigaberegeln löschen
Um eine Freigaberegel zu löschen, wird wie folgt vorgegangen:
- In der Tabellenzeile der Freigaberegel auf die Schaltfläche
klicken.Die Freigaberegel verschwindet aus der Tabelle.
Reihenfolge anpassen
Um die Reihenfolge der Freigaberegeln und damit verbunden die Abfolge der Ausführung anzupassen, wird wie folgt vorgegangen:
- Um eine Freigaberegel in der Reihenfolge nach oben zu bewegen, in der entsprechenden Tabellenzeile auf die Schaltfläche
klicken. - Um eine Freigaberegel in der Reihenfolge nach unten zu bewegen, in der entsprechenden Tabellenzeile auf die Schaltfläche
klicken.
- Um die vorgenommenen Einstellungen zu speichern, auf den -Button klicken.Es wird eine Erfolgsmeldung eingeblendet.
- Um den Vorgang abzubrechen und Ihre Einstellungen zu verwerfen, auf den -Button klicken.
Freigabe ausführen
Benutzer können entweder eine automatisierte Artikelfreigabe vornehmen, welche nach den in der Freigabekonfiguration definierten Regeln abläuft, oder sie können die transformierten Artikel manuell freigeben.
Automatische Freigabe ausführen
Um eine automatische Freigabe der transformierten Artikel auszuführen, wird wie folgt vorgegangen:
- Den entsprechenden Katalog aufrufen und in den Reiter "Katalogprozess" gehen.
- In der Karte "Freigabe" auf die Schaltfläche
klicken.Das entsprechende Eingabeaufforderungsfenster wird eingeblendet. - Auf den
-Button klicken, um die Freigabe anzustoßen. Im Anschluss erscheint eine entsprechende Prozessmeldung und es wird eine Freigabestatistik eingeblendet. Abhängig davon ob der Prozess erfolgreich, teilweise erfolgreich oder fehlerhaft war, springt die Statusampel auf die entsprechende Farbe um.
Manuelle Freigabe ausführen
Bei einer manuelle Artikelfreigabe lassen sich die Artikel einzeln freigeben. Dazu wird wie folgt vorgegangen:
- Den entsprechenden Katalog aufrufen und in den Reiter "Katalogprozess" gehen.
- Im Bereich "Freigabe" auf die Schaltfläche
klicken, um zur Einzelfreigabeseite zu gelangen. Diese zeigt eine tabellarische Aufstellung der importierten Artikel.
- Die entsprechenden Freigaben bzw. Ablehnungen vornehmen:
- Um einen einzelnen Artikel freizugeben, in der Tabellenzeile des Artikels auf die Schaltfläche
klicken. - Um einen einzelnen Artikel abzulehnen, in der Tabellenzeile des Artikels auf die Schaltfläche klicken.
- Um mehrere Artikel auf einmal freizugeben, die entsprechenden Tabellenzeilen markieren und auf den
-Button klicken. Anschließend ändern sich die Zustände der Schaltflächen in der Spalte "Aktion" entsprechend. - Um mehrere Artikel auf einmal abzulehnen, die entsprechenden Tabellenzeilen markieren und auf den
-Button klicken. Anschließend ändern sich die Zustände der Schaltflächen in der Spalte "Aktion" entsprechend. - Um alle aufgelisteten Artikel freizugeben, auf den
-Button klicken. Es wird eine Erfolgsmeldung eingeblendet.
- Um einen einzelnen Artikel freizugeben, in der Tabellenzeile des Artikels auf die Schaltfläche
Freigabebericht
Der Freigabebericht zeigt wesentliche Informationen zu der zuletzt erfolgten Freigabe an. Diese sind nach Prozessen, Ereignissen und Ergebnissen gegliedert. Unter den Ergebnissen wird die jeweilige Anzahl der freigebenen und abgelehnten Artikeln aufgelistet. Zusätzlich umfasst der Freigabebericht eine Aufstellung von allgemeinen Meldungen und Fehlerberichten. Letztere sind in getrennten Karten nach Fehlern und nach Artikeln gruppiert.
Freigabebericht aufrufen
- Um den Freigabebericht aufzurufen, auf die Schaltfläche "Freigabebericht" klicken. Anschließend wird die entsprechende Übersichtsseite aufgerufen.
Infokarten ein- und ausklappen
- Um eine bestimmte Infokarte auszuklappen, in der jeweiligen Karte auf die Schaltfläche
klicken. - Um eine ausgeklappte Infokarte wieder einzuklappen, in der jeweiligen Karte auf die Schaltfläche
klicken.
Berichtdaten exportieren
In der Karte "Export" lassen sich die Berichtdaten eines Freigabeberichts exportieren, wobei die ausgegebenen Daten anhand verschiedener Parameter gefiltert werden können. Dazu wird wie folgt vorgegangen:
- Aus dem "Berichtart auswählen"-Menü
eine Berichtart auswählen. Es gibt die folgenden Optionen:
- "Artikelmeldungen" für einen Export der Artikelmeldungen
- "Prozessbericht" für den Export des gesamten Freigabeberichts inklusive der Artikelmeldungen
- Über das "Format auswählen"-Menü
ein Dateiformat auswählen (.xslx oder .csv). - Über das "Artikelstatus"-Menü
gegebenenfalls einen Artikelstatus auswählen. - Über das "Fehlercode"-Menü
gegebenenfalls einen Fehlercode auswählen (seit Version 5.8). - Auf den
-Button 
klicken, um den Export auszuführen. Die Datei lässt sich in der Regel über den lokalen Download-Ordner aufrufen.
FAQ
Freigabestrategie und Freigaberegeln
Welche Freigabestrategien stehen zur Auswahl, und worin unterscheiden sie sich?
Zur Auswahl stehen die Strategien "Standard" und "Keine Ablehnungen". Bei "Standard" genügt es, dass zumindest eine der definierten Freigaberegeln erfüllt ist, damit ein Artikel freigegeben wird, während bei "Keine Ablehnungen" alle definierten Freigaberegeln erfüllt sein müssen.
Sind beim Erstellen eines neuen Katalogs bereits Freigaberegeln vorhanden?
Ja, bei der Erstellung eines neuen Katalogs wird jeweils eine vordefinierte Regel für automatische Freigaben und eine für manuelle Freigaben erstellt. Die vordefinierte Regel für automatisierte Freigaben gibt gültige Artikel frei und lehnt ungültige Artikel ab.
Kann ich die vordefinierten Freigaberegeln anpassen oder ersetzen?
Ja, die vordefinierten Regeln lassen sich durch benutzerdefinierte Regeln ergänzen oder vollständig ersetzen. So kann die Freigabelogik individuell an die Anforderungen des jeweiligen Katalogs angepasst werden.
Was legen die Menüs "Automatische Freigabe" und "Automatische Ablehnung" bei einer automatischen Freigaberegel fest?
Über das Menü "Automatische Freigabe" wird die Bedingung ausgewählt, unter der ein Artikel automatisch freigegeben wird, zum Beispiel "Nur gültige Artikel ohne Warnung". Über das Menü "Automatische Ablehnung" wird entsprechend die Bedingung für eine automatische Ablehnung festgelegt, etwa "Nur ungültige Artikel".
Wie kann ich die Reihenfolge der Freigaberegeln ändern, und wozu dient das?
Über die Pfeilschaltflächen in der jeweiligen Tabellenzeile lässt sich eine Freigaberegel in der Reihenfolge nach oben oder unten bewegen. Die Reihenfolge der Freigaberegeln bestimmt dabei zugleich die Abfolge ihrer Ausführung.
Freigabe ausführen
Welche Möglichkeiten habe ich, um transformierte Artikel freizugeben?
Benutzer können entweder eine automatisierte Artikelfreigabe vornehmen, die nach den in der Freigabekonfiguration definierten Regeln abläuft, oder die transformierten Artikel manuell freigeben. Beide Optionen stehen im Bereich "Freigabe" des Katalogprozesses zur Verfügung.
Wie erkenne ich bei der manuellen Freigabe, ob ein Prozessschritt für einen Artikel erfolgreich war?
Anhand der Ampelfarben in den Tabellenspalten der einzelnen Prozessschritte lässt sich für jeden einzelnen Artikel ablesen, ob der jeweilige Prozessschritt erfolgreich war. Diese Übersicht erleichtert die Entscheidung, welche Artikel freigegeben oder abgelehnt werden sollen.
Kann ich bei der manuellen Freigabe mehrere Artikel gleichzeitig bearbeiten?
Ja, dazu werden die entsprechenden Tabellenzeilen markiert und anschließend auf den Button "Auswahl freigeben" beziehungsweise "Auswahl ablehnen" geklickt. Danach ändern sich die Zustände der Schaltflächen in der Spalte "Aktion" entsprechend.
Rechte
Folgende Rechte werden benötigt, um den Prozessschritt „Import“ zu verwenden:
| Key | Identifier | Beschreibung |
| ipim-supply.catalogs.process | iPIM Supply – Catalog process | Recht, Kataloge bzw. deren Reiter „Katalogprozess“ aufzurufen |
| ipim-supply.catalogs.process.approval.configure | iPIM Supply – Catalog process – Approval – Configure approval process | Recht, die Freigabekonfiguration zu verwenden |
| ipim-supply.catalogs.process.approval.start | iPIM Supply – Catalog process – Approval – Start approval process | Recht, eine automatische Freigabe anzustoßen |
| ipim-supply.catalogs.process.approval.start-manual | iPIM Supply – Catalog process – Approval – Start manual approval | Recht, eine manuelle Freigabe auszuführen |
| ipim-supply.catalogs.process.approval.view-reports | iPIM Supply – Catalog process – Approval – View approval reports | Recht, Freigabeberichte und den Reiter „Berichte“ aufzurufen. |
- Um sich einloggen zu können, müssen Benutzer mit wenigstem einem Lieferanten (d. h. Partner vom Typ Lieferant) verknüpft sein.
- Um außerhalb der regelmäßig erfolgenden Synchronisation neu hinzufügte Rechte für Benutzer wirksam zu machen, müssen Sie unter dem Reiter „Schedules“ eine Masterdaten-Synchronisation für Benutzer und Rollen vornehmen.
- Die Identifier von Rechten werden an dieser Stelle nicht korrekt angezeigt, da freistehende Bindestriche als Halbgeviertgetrische dargestellt werden. Um bestimmte Rechte in iPIM CC aufzurufen, kopieren Sie den jeweiligen Key in die Zwischenablage und suchen Sie in iPIM CC nach dem Key.