Mithilfe von Workflows können regulierte Abfolgen mehrerer Arbeitsprozesse definiert werden. Das iPIM-Workflow-Modul unterstützt Benutzer darin, individuelle Workflow-Prozesse zu erstellen und zu konfigurieren.
Konzept
Workboxen
Ein Workflow besteht aus einer Abfolge von Workboxen, welche die einzelnen Aufgaben abbilden, die innerhalb eines Workflows abzuarbeiten sind. Dabei werden Produkte den Workboxen zugewiesen. Die initiale Zuweisung zu einer Workbox erfolgt in der Regel automatisiert, wobei die Zuweisung über einen definierten Event-Trigger ausgelöst wird. Mögliche Trigger sind das Hinzufügen eines neuen Produkts, eines neuen Digital-Assets, was sich über die entsprechenden Properties festlegen lässt. Wird ein solches Event registriert, wird das jeweilige Produkt der entsprechenden Workbox zugefügt. Nach dem erfolgreichen Abschließen einer Aufgabe wird das Produkt an die folgenden Aufgabe des Workflows übergeben, wobei sich ein Workflow auch so konfigurieren lässt, dass er sich in mehrere parallele Folgeaufgaben aufspaltet. Auf diese Weise kann ein Produkt verschiedene Schritte eines Workflow-Prozesses durchlaufen.
Workbox-Rollen
Der Zugriff auf eine Workbox ist an die jeweilige Workbox-Rolle gebunden. Die Workbox-Rolle ist ein Rollentyp, der dazu verwendet wird, ausgewählten Benutzern Zugriff auf individuelle Workboxen und somit auf die darin enthaltenen Aufgaben zu geben. Mehr über das Erstellen und Zuweisen von Rollen findet sich hier.