Workflows

Im Bereich „Workflows“ lassen sich neue Workflows erstellen und nach projektspezifischen Anforderungen konfigurieren. Dazu steht ein grafischer Workflow-Designer zur Verfügung, mit dessen Hilfe sich Workflows nach Business Process Model and Notation (BPMN) konstruieren lassen.  Außerdem können hier bestehende Workflows editiert, umbenannt, exportiert sowie gelöscht werden. Zudem lassen sich Workflows importieren

Workflows erstellen und konfigurieren

Worflows erstellen

Um einen neuen Workflow zu erstellen, wird wie folgt vorgegangen:

  1. In der Karte „Workflow-Prozesse“ auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken, um das entprechende Dialogfenster aufzurufen.
  1. Einen Identifier für den Workflow in das „Identifier“-Feld eingeben.
  2. Bezeichnungen für die verschiedenen Sprachebenen eingeben:
    1. Im „Bezeichnung“-Feld auf die Schaltfläche   klicken. Der Slider mit den Eingabefeldern für die verschiedenen Sprachenebenen wird eingeblendet.
    2. Die verschiedensprachigen Bezeichnungen in die jeweiligen Eingabefelder eingeben.
    3. Auf den  ZURÜCK-Button klicken. Der ursprüngliche Slider wird wieder eingeblendet.
  • Um das Anlegen des Workflows abzuschließen, auf den SPEICHERN-Button klicken. Der Workflow ist nun erstellt und kann konfiguriert werden.
  • Um den Vorgang abzubrechen, auf den ABBRECHEN-Button klicken.

Workflows konfigurieren

Dieser Abschnitt erklärt die Konfiguration eines Workflows am Beispiel eines einfachen Workflows mit einer Aufgabe, der neu erstellten Produkten zugewiesen wird. Über die Workflow-Aufgabe wird geprüft, ob Klartexte gepflegt sind. Sofern dies der Fall ist, wird die erste Statusampel auf den Status „Grün“ gesetzt und der Workflow ist abgeschlossen.

Workflow-Schritte setzen

In diesem Schritt werden ein Startevent, eine Aufgabe und ein Endpunkt für den Workflow gesetzt:

  1. Den Workflow aus dem Workflow-Verzeichnis heraussuchen. Gegebenenfalls die Textsuche verwenden, um die Auswahl der Workflows anhand eines Suchbegriffs zu filtern.
  2. Mit dem Mauszeiger über den Workflow fahren. Dabei erscheint eine Menüleiste mit verschiedenen Schaltflächen.
  3. Auf die Schaltfläche Editieren klicken, um den Editiermodus zu aktivieren.
  1. Ein Startevent setzen:
    1. In der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche StartEvent klicken und das Startevent in die Arbeitsfläche setzen.
    2. Auf das Startevent doppelklicken und einen Identifier für das Startevent in das nachfolgend erscheinende Textfeld eingeben.
  1. Eine Aufgaben hinzufügen:
    1. In der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Aufgabe klicken und die Aufgabe in die Arbeitsfläche setzen.
    2. Auf die Aufgabe doppelklicken und einen Identifier für die Aufgabe in das nachfolgend erscheinende Textfeld eingeben.
  2. Einen Endpunkt hinzufügen. Dazu in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche doppelklicken und den Endpunkt in die Arbeitsfläche setzen.
  1. Das Startevent mit der Aufgabe verknüpfen:
    1. Auf das Startevent doppelklicken.
    2. In der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche klicken.
    3. Auf die Aufgabe klicken, um die Verknüpfung herzustellen.
  2. Die Aufgabe mit dem Endpunkt verknüpfen:
    1. Auf die Aufgabe klicken.
    2. In der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche klicken.
    3. Auf den Endpunkt, um die Verknüpfung herzustellen.
  3. Auf den SPEICHERN-Button klicken, um die vorgenommenen Eingaben zu speichern.
 
INFO
Benutzer können für jede Verknüpfung eine Nachricht hinterlegen. Wird die nachfolgende Aufgabe einem Produkt zugewiesen, wird die Nachricht für das jeweilige Produkt auf das Attribut „Message (IPIM_TASKS_MESSAGE)“ geschrieben. Die Nachricht wird dem Dashboard der „Produktdetails“-App für die nachfolgende Aufgabe angezeigt. Sie lässt sich über die Schaltfläche aufrufen.

Startevent konfigurierten

In diesem Schritt wird das Startevent konfiguriert:

  1. Auf das Startevent klicken.
  2. Den „Konfigurieren“-Tab aktivieren.
  3. In das „Attribut“-Feld zum Beispiel ein Schlüsselwort eingeben. Das Schlüsselwort in diesem Beispiel sorgt dafür, dass neu importierten Produkten die erste Aufgabe des Workflows zugewiesen wird. Das Schlüsselwort für diesen Zweck lässt sich über die Property workflow.newproduct definieren (in diesem Fall „NEWPROD“)*.
  4. Gegebenenfalls eine Beschreibung in das „Beschreibung“-Feld eingeben.
  5. Auf den SPEICHERN-Button klicken, um die vorgenommenen Eingaben zwischenzuspeichern.
*Alternativ zu einem definierten Schlüsselwort können Benutzer den Identifier eines Attributs eingeben. Sobald bei dem Attribut ein Wert gesetzt wird, wird der Workflow getriggert und das jeweilige Produkt wird an den Workflow übergeben.

Verknüpfung konfigurieren

In diesem Schritt wird die Verknüpfung zwischen dem Startevent und der Aufgabe konfiguriert:

  1. Auf die Verknüpfung klicken.
  2. Den „Konfigurieren“-Tab aktivieren.
  3. Über das „Benutzerrolle“-Menü die Workbox-Rolle der nachfolgenden Aufgabe auswählen.
  4. Über das „Mailing“-Menü gegebenenfalls auswählen, welche Benachrichtigung versandt werden soll. Benachrichtigungen lassen sich im Abschnitt „Benachrichtigungen“ des Bereichs „Systemsetup“ von iPIM CC definieren.
  1. Gegebenenfalls eine Nachricht für den Bearbeiter eingeben:
    1. Im „Nachricht“-Feld auf die Schaltfläche Mehr klicken, um das entsprechende Dialogfenster aufzurufen.
    2. Die verschiedensprachigen Nachrichten in die jeweiligen Eingabefelder eingeben.
    3. Auf den ÜBERNEHMEN-Button klicken, um die vorgenommenen Eingaben zu bestätigen. Daraufhin schließt sich das Dialogfenster.
  2. Klicken Sie auf den SPEICHERN-Button, um die Konfiguration der Verknüpfung abzuschließen.

Aufgabe konfigurieren

In diesem Schritt wird die Aufgabe konfiguriert. Zum einen wird eine JavaScript-Regel als Voraussetzung festgelegt. Über die JavaScript-Regel wird geprüft, ob entsprechende Klartexte gepflegt sind. Ferner wird als Auswirkung eingestellt, dass die erste Statusampel auf den Status „Grün“ umspringt, sofern die definierte Voraussetzung erfüllt ist.

Basiskonfigguration vornehmen

In diesem Schritt wird die Basiskonfiguration vorgenommen:

  1. Auf die Aufgabe klicken.
  2. Den „Konfiguration“-Tab aktivieren.
  1. Über das „Workbox“-Menü die entsprechende Worbox-Rolle aus.
Voraussetzung definieren

In diesem Schritt wird die Voraussetzung zum Abschließen der Aufgabe definiert:

  1. Den „Voraussetzung“-Tab aktivieren.
  2. Auf den ERSTELLEN-Button klicken, um eine neue Voraussetzung zu erzeugen.
  3. Auf die SchaltflächeAusklappenkicken, um die entsprechenden Eingabefelder auszuklappen.
  1. Über das „Javascript-Regel“-Menü die entsprechende JavaScript-Regel* auswählen.
  2. Die Fehlermeldung bestimmen, welche angezeigt wird, wenn ein Benutzer versucht, die Aufgabe abzuschließen, ohne dass die definierte Voraussetzung erfüllt ist. Dazu auf die Schaltfläche Mehr im „Nachricht“-Feld klicken und die verschiedensprachigen Nachrichten im nachfolgend erscheinenden Dialogfenster eingeben.
  1. Die verschiedensprachigen Bezeichnungen für die Voraussetzung festlegen. Dazu auf die Schaltfläche Mehr im „Name“-Feld klicken und die verschiedensprachigen Bezeichnungen im nachfolgend erscheinenden Dialogfenster eingeben.
  2. Auf den SPEICHERN-Button klicken, um die Konfiguration der Voraussetzung abzuschließen.
INFO
*Der nebenstehende Screenshot zeigt eine JavaScript-Regel, welche prüft ob für die jeweiligen Produkte Klartexte (Plaintext) gepflegt sind.
Auswirkung definieren

In diesem Schritt wird die Auswirkung des Abschließens der Aufgabe definiert:

  1. Den „Auswirkungen“-Tab aktivieren.
  2. Auf den ERSTELLEN-Button klicken, um eine neue Auswirkung zu erzeugen.
  3. Auf die SchaltflächeAusklappenklicken, um die entsprechenden Eingabefelder auszuklappen.
  1. Über das „Attribute“-Menü das Attribut auswählen, dessen Wert angepasst werden soll, wenn die Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wird. In diesem Beispiel ist das die erste Statusampel „Article.Status1“.
  2. In das „Neuer Wert“-Feld den neuen Wert für das Attribut eingeben bzw. diesen aus dem Menü auswählen.
  3. Die verschiedensprachigen Bezeichnungen für die Auswirkung festlegen. Dazu auf die Schaltfläche Mehr im „Name“-Feld klicken und die verschiedensprachigen Bezeichnungen im nachfolgend erscheinenden Dialogfenster eingeben.
  1. Auf den SPEICHERN-Button klicken, um die Auswirkung zu speichern.

Der Workflow ist nun konfiguriert.

Note
Nach dem erfolgreichen Abschließen der Aufgabe springt der oben beschriebene Worflow auf den Endpunkt um und ist abgeschlossen. Bei einem Workflow mit mehreren Aufgaben, springt der Workflow nach dem Abschließen einer Aufgabe auf die folgende Aufgabe um, bis er schließlich den Endpunkt erreicht.

Workflows editieren

Um einen Workflow zu editieren, wird wie folgt vorgegangen:

  1. Den Workflow aus dem Workflow-Verzeichnis heraussuchen. Gegebenenfalls die Textsuche verwenden, um die Auswahl der Workflows anhand eines Suchbegriffs zu filtern.
  2. Mit dem Mauszeiger über den Workflow fahren. Dabei erscheint eine Menüleiste mit verschiedenen Schaltflächen.
  3. Auf die Schaltfläche Editieren klicken, um den Editiermodus zu aktivieren.
  4. Die gewünschten Anpassungen vornehmen.
  5. Auf den SPEICHERN-Button klicken, um die vorgenommenen Anpassungen zu speichern.

Workflows umbenennen

Um einen Workflow umzubenennen, wird wie folgt vorgegangen:

  1. Den Workflow aus dem Workflow-Verzeichnis heraussuchen. Gegebenenfalls die Textsuche verwenden, um die Auswahl der Workflows anhand eines Suchbegriffs zu filtern.
  2. Mit dem Mauszeiger über den Workflow fahren. Dabei erscheint eine Menüleiste mit verschiedenen Schaltflächen.
  3. Auf die Schaltfläche „Editieren Umbenennen“ klicken, um das entsprechende Dialogfenster aufzurufen.
  4. Gegebenenfalls den Identifier anpassen.
  5. Gegebenenfalls die verschiedensprachigen Bezeichnungen anpassen.
  6. Auf den SPEICHERN-Button klicken, um die vorgenommenen Anpassungen zu speichern.

Workflows exportieren

Um einen Workflow als .xml-Datei zu exportieren, wird wie folgt vorgegangen:

  1. Den Workflow aus dem Workflow-Verzeichnis heraussuchen. Gegebenenfalls die Textsuche verwenden, um die Auswahl der Workflows anhand eines Suchbegriffs zu filtern.
  2. Mit dem Mauszeiger über den Workflow fahren. Dabei erscheint eine Menüleiste mit verschiedenen Schaltflächen.
  3. Auf die SchaltflächeAktionsmenüklicken, um das entsprechende Untermenü einzublenden.
  1. Auf die Schaltfläche „Dateiexport Exportieren“ klicken, um das entsprechende Dialogfenster aufzurufen.
  2. Einen Namen für die Exportdatei eingeben.
  3. Auf den EXPORT-Button klicken, um den Export anzustoßen. Nach dem abgeschlossenen Export lässt sich die Exportdatei in der Regel über den lokalen Download-Ordner aufrufen.

Workflows importieren

Um einen Workflow zu importieren, wird wie folgt vorgegangen:

  1. Auf die SchaltflächeAktionsmenüin der linken unteren Ecke der Karte „Workflow-Prozesse“ klicken, um das entsprechende Menü einzublenden.
  2. Auf die Schaltfläche „Dateiimport Importieren“ klicken, um das entsprechende Dialogfenster aufzurufen.
  1. Die Importdatei über den Ablagebereich ziehen und die Datei dort ablegen. Oder auf "Ordner Dateien durchsuchen" klicken, um die Importdatei über den Dateimanager aufzurufen.
    Pfeil nach rechtsDie Datei wird in den Zwischenspeicher geladen und der entsprechende Dateiname wird unterhalb des Ablagebereichs eingeblendet.
  2. Auf den IMPORTIEREN-Button klicken, um den Import abzuschließen.

Workflows löschen

Um einen Workflow zu löschen, wird wie folgt vorgegangen:

  1. Den Workflow aus dem Workflow-Verzeichnis heraussuchen. Gegebenenfalls die Textsuche verwenden, um die Auswahl der Workflows anhand eines Suchbegriffs zu filtern.
  2. Mit dem Mauszeiger über den Workflow fahren. Dabei erscheint eine Menüleiste mit verschiedenen Schaltflächen.
  3. Auf die Schaltfläche Löschen klicken.Pfeil nach rechtsDie Schaltfläche Löschen bestätigen wird eingeblendet.
  4. Auf die Schaltfläche Löschen bestätigen klicken, um das Löschen des Workflows zu bestätigen.

FAQ

Was lässt sich im Bereich „Workflows“ tun?

Im Bereich „Workflows“ lassen sich neue Workflows erstellen und nach projektspezifischen Anforderungen konfigurieren. Außerdem können hier bestehende Workflows editiert, umbenannt, exportiert, importiert sowie gelöscht werden.

Mit welchem Werkzeug werden Workflows konstruiert und nach welcher Notation?

Für die Konstruktion von Workflows steht ein grafischer Workflow-Designer zur Verfügung, mit dessen Hilfe sich Workflows nach Business Process Model and Notation (BPMN) konstruieren lassen.

Aus welchen Grundelementen besteht ein einfacher Workflow?

Ein einfacher Workflow besteht aus einem Startevent, mindestens einer Aufgabe und einem Endpunkt, die über Verknüpfungen miteinander verbunden werden. Bei einem Workflow mit mehreren Aufgaben springt der Workflow nach dem Abschließen einer Aufgabe auf die folgende Aufgabe um, bis er schließlich den Endpunkt erreicht.

Können Benutzer für eine Verknüpfung eine Nachricht hinterlegen?

Ja, Benutzer können für jede Verknüpfung eine Nachricht hinterlegen. Wird die nachfolgende Aufgabe einem Produkt zugewiesen, wird die Nachricht für das jeweilige Produkt auf das Attribut „Message (IPIM_TASKS_MESSAGE)“ geschrieben und im Dashboard der „Produktdetails“-App für die nachfolgende Aufgabe angezeigt.

Wie legt man fest, welchen neu importierten Produkten die erste Aufgabe eines Workflows automatisch zugewiesen wird?

Im „Attribut“-Feld des Startevents wird ein Schlüsselwort eingegeben, das über die Property workflow.newproduct definiert wird. Neu importierte Produkte, denen dieses Schlüsselwort zugewiesen ist, erhalten dann automatisch die erste Aufgabe des Workflows.

Gibt es eine Alternative zu einem festgelegten Schlüsselwort, um einen Workflow für ein Produkt auszulösen?

Ja, alternativ zu einem definierten Schlüsselwort können Benutzer den Identifier eines Attributs eingeben. Sobald bei diesem Attribut ein Wert gesetzt wird, wird der Workflow getriggert und das jeweilige Produkt wird an den Workflow übergeben.

Wo lassen sich die über das „Mailing“-Menü auswählbaren Benachrichtigungen definieren?

Benachrichtigungen lassen sich im Abschnitt „Benachrichtigungen“ des Bereichs „Systemsetup“ von iPIM CC definieren.

Was passiert, wenn ein Benutzer versucht, eine Aufgabe abzuschließen, ohne dass die definierte Voraussetzung erfüllt ist?

In diesem Fall wird die im „Nachricht“-Feld der Voraussetzung hinterlegte Fehlermeldung angezeigt, welche das Abschließen der Aufgabe verhindert, solange die Voraussetzung nicht erfüllt ist.

Was passiert mit dem Workflow, nachdem eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen wurde?

Der Workflow springt nach dem erfolgreichen Abschließen der Aufgabe auf den Endpunkt um und ist damit abgeschlossen. Bei einem Workflow mit mehreren Aufgaben springt der Workflow stattdessen zur jeweils folgenden Aufgabe, bis schließlich der Endpunkt erreicht wird.